Cvičně, přesto správně

Publikováno: 14. července 2016

Od 1. 7. 2016 je účinný zákon o registru smluv, nástroj, jehož prostřednictvím uveřejňují povinné subjekty smlouvy v hodnotě nad 50 000 Kč.

Snímek1

Toto je strojově čitelný formát/jsou splněny podmínky uveřejnění | zdroj: TI

O jeden rok je odložena účinnost sankce neplatnosti smlouvy v případě, že nebude smlouva uveřejněna podle pravidel registru smluv (dostupný zde).

 

V jakém formátu smlouvu uveřejnit?

Každý povinný subjekt musí uveřejňovat smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu. Jedná se o takový formát, ve kterém je možné použít vyhledávání v textu. Tato podmínka není splněna, pokud povinný subjekt uveřejní smlouvu jako sken, tedy jako fotografii smlouvy.

Snímek2

Toto není strojově čitelný formát/nejsou splněny podmínky pro uveřejnění | zdroj: TI

Snímek3

Nepostačuje uveřejnění pouze jedné strany smlouvy/nejsou splněny podmínky pro uveřejnění | zdroj: TI

Společně se smlouvou se uveřejňují i veškeré její přílohy, a to opět v otevřeném a strojově čitelném formátu

Snímek4

U této smlouvy uveřejnila Správa uprchlických zařízení Ministerstva vnitra pouze smlouvu bez příloh, ačkoli je z textu smlouvy zřejmé, že obsahuje i přílohy/nejsou splněny podmínky pro uveřejnění | zdroj: TI  

Výjimky z povinnosti uveřejnění

Zákon stanovuje velké množství výjimek z povinnosti uveřejnění. Patří mezi ně mj. obchodní tajemství, osobní údaje ale i informace, které nelze poskytnout podle zákona o svobodném přístupu k informacím. Přesto je třeba při znečitelňování údajů postupovat přiměřeně kriticky, aby nebyly účelově znečitelněny i údaje, které zveřejnění podléhají. V tomto ohledu klade registr smluv na povinné subjekty vysoké nároky na odbornost personálu, který bude rozhodovat o tom, které údaje jsou chráněny.

Snímek5

V případě takto uveřejněné smlouvy nelze bez znalosti okolností určit, zda by plošná anonymizace vyhověla dikci zákona | zdroj: TI

Metadata jako konkrétní údaje

Povinný subjekt musí do formuláře ke zveřejňované smlouvě uvést veškerá tzv. metadata, tedy strukturované údaje obsahující:

  • identifikaci smluvních stran
  • vymezení předmětu smlouvy
  • cenu, nebo hodnotu předmětu smlouvy, pokud ji lze určit
  • datum uveřejnění smlouvy

Snímek6

V tomto případě jsou uvedena všechna povinná metadata/jsou splněny podmínky uveřejnění | zdroj: TI

Snímek7

V tomto případě není správně identifikována protistrana/nesplňuje podmínky uveřejnění | zdroj: TI

Doporučujeme, aby již v prvním roce účinnosti registru smluv uveřejňovaly povinné subjekty smlouvy v souladu s výše uvedenými základními pravidly a ověřily si tak nastavení funkčnosti vnitřních mechanizmů. Vyvarují se komplikací či zmatků v budoucnu nebo případné sankci neplatnosti smlouvy od samého počátku. Registr smluv je nástroj, který může významným způsobem sloužit i povinným subjektům. Kladným přístupem k tomuto nástroji pomohou instituce zlepšit kulturu závazkového práva ve státní správě. Otevřené informace jsou užitečné nejen pro širokou veřejnost, ale také pro odborníky z ostatních úřadů.

Podrobné a praktické metodiky pro práci s Registrem smluv zpracovalo Ministerstvo vnitra České republiky a jsou dostupné zde.

Doporučujeme, aby již v prvním roce účinnosti registru smluv uveřejňovaly povinné subjekty smlouvy v souladu s výše uvedenými základními pravidly a ověřily si tak nastavení funkčnosti vnitřních mechanizmů.