Hana Vitovská: Sestavování rozpočtu je každý rok adrenalinová jízda

^{Hana Vitovská, finanční manažerka TI | fotografie: Světlana Plašilová}

Hano, v TI děláš finanční manažerku. Jak probíhá tvůj pracovní den a jaká je tvoje hlavní pracovní náplň?

Každý pracovní den se hodně liší, a to podle toho v jakém období se momentálně nacházíme. Záleží jak na ročním období, měsíci, tak i na konkrétním dni. Na začátku měsíce se věnuji jiným činnostem než na konci měsíce a na jaře jiným než na podzim. A tak je práce velmi různorodá, ale opakuje se v cyklech.

Například na začátku každého měsíce připravujeme podklady pro mzdy, které následně vyplácíme. V průběhu všeho pracujeme na projektech, řešíme běžné fakturace a nárazové akce. Dále si také průběžně aktualizujeme čerpání projektů a hospodářský výsledek organizace takže zde se   zase jedná o cyklickou práci.

Můžeš více popsat v jakých cyklech se práce opakuje? Čím se zabýváš v jednotlivých obdobích?

Tak třeba leden je ve znamení auditů, kdy auditujeme projekty za celý předchozí rok, případně i za více let, což je vždycky poměrně náročné. Částečně sem spadá i únor. To se finanční i obsahová část projektů reportuje donorům. Například Ministerstvu zahraničních věcí, od kterého máme tento rok 4 projekty  Od března dál se pracuje na výroční zprávě a na auditu celé organizace za předchozí rok, jelikož nedílnou součástí výroční zprávy je i zpráva auditora a bližší rozbor financování organizace. Zprávu jsme povinni vydat do konce června.

První půl rok se tak ještě do značné míry táhne ve stínu roku předchozího, ale samozřejmě se od ledna už rozjíždějí nové projekty. Tím vzniká jakási rozpolcenost, kdy se dotahuje rok předchozí a zároveň plánuje i čerpání financí a jejich rozprostření na každý měsíc pro projekty nové. Financování se poté kontroluje na měsíční bázi a v polovině roku se zpravidla reportují průběžné zprávy. To znamená, že donorům posíláme report o tom, jak si finančně i obsahově stojíme v tom každém projektu.

Tento rok to bylo náročnější, protože jsme museli, a stále musíme, dělat různé změny kvůli koronaviru. Ke konci roku už klademe důraz na to, jak správně projekty dočerpat a pohlídat hospodaření celého roku, kterým ho uzavíráme. Do toho ale již sestavujeme rozpočet na další kalendářní rok.

Kdy se projevil tvůj zájem o dotační politiku vůči nevládním neziskovým organizacím?

Zrovna nedávno jsem to počítala, že na podzim to bude šest let. Před Transparency jsem pracovala na Úřadu vlády, kde jsem měla mimo jiné na starost i dotační programy pro neziskový sektor. V rámci toho jsem se začala zajímat třeba o působnost Rady vlády pro nestátní neziskové organizace, která na Úřadu vlády funguje a udává politiku vůči nestátním neziskovým organizacím, takže o tuhle činnost se můj zájem zrodil v předchozí práci.

Tím skoro odpovídáš i na mojí další otázku, jak ses dostala k práci v nevládní organizaci?

Nevládní sektor mi přirostl k srdci, když jsem pro něj dělala dotační programy, ale tam jsme dělali programy pro organizace v úplně jiné oblasti, než působí TI. Šlo o pomoc národnostním menšinám, zdravotně postiženým apod. kde jsem věděla, že jde o zajímavé téma, ale pro mě osobně ne až tak primární.

Moje první škola vlastně, kterou jsem vystudovala, byla Politologie a Evropská studia, takže ve mně vždycky zájem o politiku byl. Jen jsem věděla, že nechci být projektový manažer a našla jsem se ve financích. Následně mě i mrzelo, že jsem po gymplu nešla studovat ekonomku, ale praxí jsem k financím stejně dospěla. Každopádně zájem o politické dění mi zůstal a tak jsem hledala způsob jak skloubit tyhle dva zájmy.

Každý rok skládáme rozpočet úplně od začátku

Jak probíhá financování Transparency International ČR?

V TI máme střednědobý výhled, kam bychom se chtěli finančně posouvat, co bychom chtěli dokázat a naplnit. Ale konkrétní rozpočet je sestavován na roční bázi a každý rok je to adrenalinová jízda. Financování je z části nejisté, protože nevíme, které z podaných projektů nám vyjdou, nevíme, jaké firmy nás podpoří a kdo nám dá dar a v jaké výši.

Takže každý rok skládáme rozpočet úplně od začátku. Bývaly doby, kdy jsme měli více dlouhodobých projektů, které nám zajišťovaly určitou finanční stabilitu, ale vzhledem k tomu, že v poslední době převažují projekty jednoleté, sestavujeme rozpočet vlastně každý rok od začátku. Rok co rok tak sháníme peníze, abychom naši činnost pokryli a splnili vytyčené cíle.

Odkud čerpá Transparency peníze?

Zdroje financování jsou poměrně rozmanité, ale kdybych je měla kategorizovat, tak máme tři hlavní. Prvním zdrojem jsou dotace a granty, ať už od českých ministerstev jako Ministerstvo spravedlnosti, Ministerstvo zahraničních věcí nebo od evropských institucí. V minulosti jsme měli zdroje od OLAFu nebo Evropské komise.

Peníze dostáváme také od soukromých nadací, které fungují v České republice nebo i nadnárodně. Třeba nadace NROS nebo OSIFE, nadace T-Mobile a různé další. Další zdroj finančních prostředků na konkrétní projekty jsou od velvyslanectví. Do této první skupiny patří ještě finance od sekretariátu v Berlíně. Čas od času se díky nim zapojíme i do mezinárodního projektu, který je jimi administrován, a nám alokují určitou část rozpočtu.

Druhý okruh našich zdrojů je naše vedlejší hospodářská činnost, kdy poskytujeme online i offline protikorupční školení firmám a institucím. Dál nastavujeme compliance programy, zpracováváme analýzy rizik, stavíme etické linky a poskytujeme konzultace.

V posledních letech jsme rozjeli ještě poradenství v oblasti zadávání a realizaci veřejných zakázek, a to skrze nástroj, který nazýváme Pakt integrity. V současnosti tak spolupracujeme s IKEMem nebo Fyziologickým a Mikrobiologickým ústavem Akademie věd České republiky, kde my jako TI v tom procesu působíme jako kontrolní a dohledový prvek, aby veřejná zakázka byla vypsána a realizována podle pravidel, tak jak má.

No a posledním zdrojem financí, za který jsme neskutečné rádi, jsou dary. A to od individuálních dárců, tedy občanů, kteří nás podporují, třeba přes portál Darujme.cz, nebo i přímo na náš transparentní účet. Lze nám zasílat i pravidelné měsíční dary, ale i jednorázově třeba v rámci kampaně. A kromě darů individuálních dostáváme i dary od firem.

Těm, kteří přispívají pravidelně, nabízíme členství v našem Klubu TI. Tzv. klubaře  potom informujeme o naší činnosti a více zapojujeme do dění kolem TI a občas se s nimi setkáváme i osobně při různých akcích a událostech, které pro ně organizujeme.

Ústředním motivem organizace je transparentnost. Co dělá finanční oddělení pro to, aby byla zachována i zde?

Co se týká transparentnosti našeho financování, každý rok vydáváme v rámci výroční zprávy i podrobný finanční rozbor, kde ukazujeme jak naše příjmy, tak naše náklady. Uvádíme všechny naše projekty, co obsahují a čemu se věnují a také z jakých zdrojů peníze na ně pocházejí.

Každý rok také procházíme několika audity. Jak tím kompletním, tak i audity pro jednotlivé projekty, když například donor chce, aby po skončení projektu proběhl audit, tak mu uděláme jeho separátní. Ročně tak máme třeba čtyři až pět auditů, což je celkem náročné.

Pravidelně absolvujeme také kontroly a to jak od úřadů, například Finančního úřadu, tak i od donorů, kdy na nás sám donor vyšle svůj kontrolní orgán, aby zkontroloval, jak hospodaříme s penězi na ten daný projekt. Oblast financí je také hlídána dozorčí radou. (TI má nad sebou správní a dozorčí radu). Ta každoročně diskutuje naše účetnictví a finanční část výroční zprávy včetně výroku auditora.. Dále je transparentnost hlídána ještě podvojným účetnictvím, jehož principem je, že u každého nákladu, který nám vznikne, dokážeme říci, z jakých peněz byl hrazen.

V poslední řadě bych zmínila i náš transparentní účet, který jsme si zřídili u Fio banky a který si každý člověk může otevřít a podívat se, kdo nám ty zmiňované dary dává.

Není naším cílem vydělat. Naším cílem je zajistit stabilní financování

V čem se liší práce finančního manažera v nevládní organizaci od ostatních sektorů?

Myslím, že primární rozdíl je to, že cílem TI jako nevládní neziskové organizace není generovat zisk, což právě třeba v soukromé firmě cílem je. V TI se samozřejmě snažíme o to, abychom měli náklady pokryté, to znamená, aby příjmy byly alespoň stejné, ideálně trochu vyšší, ale není naším cílem vydělat. Naším cílem je zajistit stabilní financování tak, abychom mohli plnit naše poslání, ty vytyčené cíle a priority, které si stanovujeme.

Také je tu relativně velká nejistota ve zdrojích, všechno se v průběhu roku hodně mění a člověk se musí neustále přizpůsobovat novým situacím jako v případě koronavirové pandemie. My nevíme, jaký donor nás podpoří a jestli nějaký projekt vyjde, jestli nám tahle firma dá nebo nedá znovu dar. Jestli budeme mít dost peněz je pro nás velká neznámá.

Právě ses vrátila z mateřské, jak zvládáš kombinovat čerstvou roli maminky a starost o finance TI?

Já jsem se sice vrátila, ale jen na pár hodin v měsíci, rozjíždí se mi z mateřské rodičovská a tak jdu na relativně malý úvazek. Mám na starosti jen malou část z toho, co jsem na starosti měla, než jsem odcházela. Celé jsme si to přerozdělili a velkou část teď mají na starosti kolegové.

Já jsem si nechala finance TI obecně, ale třeba finance jednotlivých projektů si hlídají kolegové. Můžu pracovat hlavně díky partnerovi, který je jeden až dva dny v týdnu doma. Vrátila jsem se relativně brzo, ale to hlavně proto, že mě práce v TI naplňuje a baví a mám ráda svoje kolegy. Pro mě je to částečně oddych a cítím se tu dobře.