Zásady zpracování osobních údajů | GDPR

Publikováno: 17. května 2018

V TI jsme připraveni v souladu s novými pravidly týkající se ochrany osobních údajů v rámci GDPR (General Data Protection Regulation) neboli Obecné nařízení o ochraně osobních údajů. Co konkrétně máme na mysli, se dozvíte v jednotlivých bodech, které jsme pro vás na této stránce připravili.

GDPR | zdroj: www.securityguide.cz

Tyto zásady se vztahují na naše dárce, příznivce, odběratele našeho newsletteru, klienty a kohokoli jiného, kdo se na nás obrátí a použijí v souvislosti se zasíláním informací o novinkách a fundraisingem, poskytováním darů nebo poskytováním služeb v rámci naši Právní poradny.

Právní základ zpracování a účel zpracování

Jelikož nám při spolupráci s Transparency International – Česká republika, o.p.s., IČO: 272 15 814, se sídlem Sokolovská 260/143, Libeň, 180 00 Praha 8, obecně prospěšná společnost zapsaná u Městského soudu v Praze, oddíl O, vložka 363 (dále jen „správce“) poskytujete své osobní údaje, dovolte nám blíže vysvětlit, jak s Vašimi osobními údaji zacházíme.

Shromážděné údaje využíváme k následujícím účelům:

  • Zasílání informací o novinkách (newsletter) a fundraising

Vaše osobní údaje za tímto účelem zpracováváme na základě Vámi uděleného souhlasu, nebo pokud jste již s námi ve smluvním vztahu (např. jako dárce). Dále za tímto účelem Vaše osobní údaje zpracováváme v souvislosti s vedením statistiky o čtenosti našeho newsletteru. V rámci každého e-mailu máte možnost toto zasílání do budoucna odmítnout zasláním emailu na zpravodaj@transparency.cz.

 

  • Registrace a zpracování poskytnutých darů a komunikace s dárci

Pokud se rozhodnete podpořit naši činnosti darem, budeme Vaše osobní údaje na základě Vámi uděleného souhlasu zpracovávat v souvislosti s identifikací vás jako dárce a Vašeho daru a pro další komunikaci s Vámi, včetně zasílání informací o novinkách, poděkování, vystavení potvrzení o daru pro daňové účely atd. Dále budou Vaše osobní údaje zpracovány v souvislosti s vedením seznamu dárců, zpracováním přehledů a evidence o dárcích a poskytnutých darech.

 

  • Poskytování služeb klientům v rámci naši Právní poradny

Za tímto účelem zpracováváme Vaše osobní údaje při poskytování právního poradenství Vám jako klientům Právní poradny, a dále v souvislosti s evidencí těchto služeb a komunikací s Vámi tak, abychom Vám mohli poskytovat naše služby a zároveň vyhověli požadavkům platných právních předpisů.

 

  • Plnění právních povinností a ochrana práv a právních nároků správce, včetně oprávněných zájmů

Dále Vaše osobní údaje zpracováváme v souvislosti s plněním právních povinností správce podle předpisů o ochraně osobních údajů, nebo pokud to bude nezbytné k ochraně práv a právních nároků správce, resp. pro účely oprávněných zájmů správce nebo jiných osob.

Pokud se účastníte akcí organizovaných správcem, rádi bychom vás informovali, že na takové akci může dojít k pořízení fotografií, popř. videozáznamů, a to za účelem informovat o proběhlé akci širší veřejnost a zveřejnit je na našich webových stránkách, sociálních sítích, popř. v jiných materiálech (např. ve výroční zprávě). Primárním úmyslem v tomto případě není zpracování Vašich osobních údajů, pokud si ale nepřejete, aby došlo ke zpracování Vašich osobních údajů zachycených fotografiemi nebo videozáznamy, kdy je Vaše podoba rozlišena od ostatních účastníků akce, bude-li to objektivně možné, takto pořízený záznam odstraníme.

 

Jaké osobní údaje o vás zpracováváme a z jakých zdrojů?

Budeme o vás zpracovávat osobní údaje, které nám sami poskytnete. Jedná se o tyto osobní údaje: jméno, příjmení, popř. akademický titul, telefonní číslo, e-mailovou adresu, v případě dárců rovněž číslo bankovního účtu, v případě klientů Právní poradny rovněž údaje o pohlaví, adresu bydliště, datum a místo narození, pokud nám tyto údaje poskytnete, a dále přehled a obsah naši vzájemné e-mailové komunikace. Nezpracováváme žádné Vaše citlivé údaje.

Dále budeme zpracovávat údaje o tom, jakým způsobem jste nám poskytli souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů (obvykle uložením informací o době udělení souhlasu, vč. Vaší IP adresy, ze které jste vyplnili Vaši e-mailovou adresu) a kdy jste jej odvolali.

V odůvodněných případech shromažďujeme údaje z jiných zdrojů, a to z veřejně dostupných zdrojů (např. veřejných rejstříků, Internet), jsou-li takové údaje nezbytně nutné k poskytnutí našich služeb v rámci Právní poradny či vystavení některých dokladů (např. účetní doklad, potvrzení o daru).

 

Komu budeme Vaše údaje předávat?

K Vašim osobním údajům mohou získat přístup v určitém rozsahu (i) osoby, které pro nás vykonávají podpůrné činnosti, např. provozovatelé našich IT systémů, (ii) osoby zajišťující pro nás rozesílku e-mailů, pokud takové osoby budeme využívat, (iii) provozovatelé našich záložních serverů a datových záloh, (iv) naši právní, ekonomičtí a daňoví poradci a auditoři. Všechny tyto subjekty mohou zpracovávat osobní údaje jen na základě smlouvy a jen pro výše uvedené účely.

 

Jak dlouho budeme údaje o vás zpracovávat?

Souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, jste-li dárcem a/nebo odběratelem našeho newsletteru, udělujete na celé období, pokud bude trvat Váš zájem o podporu naši činnosti a/nebo o odebírání informací o novinkách (newsletter), popř. až do odvolání Vašeho souhlasu.

Údaje o tom, že jste nám souhlas udělili či jej odvolali, můžeme zpracovávat ještě po přiměřenou dobu (10 let) po odvolání souhlasu za účelem prokázání, na jakém základě jste souhlas udělili.

Vaše osobní údaje budou zpracovány a uchovávány po dobu, po kterou budete mít zájem o podporu naší činnosti, odebírání informací o novinkách (newsletter) a/nebo poskytnutí služby naší Právní poradnou, poté budou uchovávány ještě po dobu 10 let, ledaže právní předpisy stanoví delší dobu archivace údajů, nebo vyskytne-li se v souvislosti s poskytnutím služby ze strany naší Právní poradny spor či jiný problém a je-li tak nutné k vymáhání našich právních nároků.

 

Kde se budou vaše údaje zpracovávat?

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat v našich interních počítačových systémech, které podléhají zabezpečení fyzickému, softwarovému a systémovému.

 

Poučení o vašich právech

Upozorňujeme vás, že nejste povinni nám jakékoliv údaje poskytnout a jejich poskytnutí je dobrovolné.

Podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č.2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“):

Upozorňujeme, že máte právo u naší organizace jakožto správce Vašich osobních údajů:

  1. požadovat přístup k osobním údajům, které o vás zpracováváme, čímž se rozumí právo získat od naší organizace jakožto správce potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v článku 15 GDPR,
  2. požadovat opravu osobních údajů, které o vás zpracováváme, pokud jsou nepřesné nebo neaktuální. V případě změny Vašich osobních údajů, zejména jména a příjmení, e-mailové adresy nebo telefonního čísla nám, prosím, dejte nám vědět o této změně. S přihlédnutím k účelům zpracování máte v některých případech právo požadovat také doplnění neúplných osobních údajů,
  3. požadovat výmaz osobních údajů v případech, které jsou upraveny v článku 17 GDPR.
  4. požadovat omezení zpracování údajů v případech, které jsou upraveny v článku 18 GDPR,
  5. získat osobní údaje, které se vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a máte právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v článku 20 GDPR a
  6. máte právo vznést námitku proti zpracování ve smyslu článku 21 GDPR z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace.

Pokud obdržíme Vaši žádost ve smyslu předchozího odstavce, budeme vás informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce.

Pokud bychom nepřijali opatření, o které požádáte, jsme povinni vás informovat bezodkladně a nejpozději do jednoho měsíce od přijetí Vaší žádosti o důvodech nepřijetí takového opatření.

Upozorňujeme v této souvislosti, že v určitých případech stanovených Nařízením nejsme povinni zcela nebo zčásti Vaší žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li Vaše žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech vám můžeme (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme Vaši žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o Vaší totožnosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.

Dále vás upozorňujeme, že v případě, kdy se domníváte, že naše organizace zpracovává vaše osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, tedy Úřadu pro ochranu osobních údajů či máte právo požádat o soudní ochranu.

 

Kontaktní informace správce

Transparency International – Česká republika, o.p.s.

Sokolovská 260/143

180 00 Praha 8

E: posta@transparency.cz

Pro odběratele newsletteru: zpravodaj@transparency.cz

Pro klienty Právní poradny: poradna@transparency.cz

General Data Protection Regulation.